Betreuungsverfahren

Aufnahmeverfahren

Verfahrensbeschreibung

Diese Verfahrensbeschreibung regelt generalisierend das Verfahren vom ersten Kontakt bezüglich einer Aufnahme-/Betreuungsanfrage bis zur tatsächlichen Aufnahme des Kindes/des Jugendlichen/Heranwachsenden oder der tatsächlichen Betreuung eines Falles, auch im Rahmen ambulanter oder flexibler Hilfeformen.

Der Erstkontakt zwischen uns als freiem Träger und dem öffentlichen Träger, bezüglich einer Anfrage, findet in aller Regel entweder telefonisch statt oder aber häufig auch im Rahmen direkter Kontakte, so z.B. vor oder nach Hilfeplanungen.

Wir stellen in jedem Fall sicher, dass es entweder sofort oder innerhalb von 24 Stunden eine verbindliche Rückmeldung gibt. Ob wir im gleichen Zeitrahmen eine Zu- oder Absage treffen können, hängt davon ab, ob wir durch das Amt über das Kind/den Jugendlichen/den Betreuungsfall ausreichend informiert sind. In manchen Fällen müssen wir erst Daten sammeln, so dass wir erst zu einem späteren Zeitpunkt verbindlich zu- oder absagen können.


Aufnahmeanfrage telefonisch:

Rückmeldung sofort, spätestens nach 24 Stunden


Aufnahmeanfrage persönlich:

Rückmeldung sofort, spätestens nach 24 Stunden

Informationen unvollständig:

Informationen nachfordern, Fachgespräch führen und protokollieren, nach Rücksprache mit dem Jugendamt evtl. selber recherchieren: Schule, Eltern, u.a.

Informationen zufriedenstellend:

Verbindliche Zu- oder Absage erteilen.

Bei Zusage:

Hilfeplanung forcieren.

Bei vorzeitiger Aufnahme:

Mindestens vorab ein Fachgespräch führen. Hilfeplanung umgehend nachholen. Kostenzusage muss vorher vorliegen.

Planmäßige Aufnahme:

Zeitraum für nächste Hilfeplanung festlegen.


Wir streben möglichst vor einer Aufnahme eine abgeschlossene Hilfeplanung an. Sollte es aus guten Gründen vor einer Hilfeplanung zu einer Aufnahme kommen, so sollte zumindest ein Fachgespräch vorab geführt werden. Hier sollen verbleibende Fragen erörtert werden, Zielsetzungen schon vorbereitet und der Betreuungsrahmen vorab realistisch eingeschätzt werden. Die Ergebnisse eines solchen Fachgespräches sollen protokolliert werden. Für den Fall, dass eine Mitarbeiterin des freien Trägers das Protokoll führt, wird dieses innerhalb von drei Tagen dem Jugendamt zur Verfügung gestellt. Wird dem nicht widersprochen, so stellt dieses Protokoll zunächst die Arbeitsgrundlage dar, bis die tatsächliche Hilfeplanung nach § 36 SGB VIII erfolgt ist.

Die Kostenfrage ist gleichermaßen vorab zu klären. Dies kann per Fax, auf dem Postweg oder in dem oben benannten Fachgespräch erfolgen und ist Bestandteil des Protokolls.

Checkliste für Aufnahmen

(diese Checkliste regelt den Mindeststandard für alle Betreuungsformen)1

Vorbereiteter Platz

 es gibt ein freies, funktionstüchtiges Zimmer und/oder Bett

  • beheizbar, sauber, trocken, einwandfreie elektrische Installation

  • funktionierende Türen und Fenster

  • sauberer und heiler Fußbodenbelag

  • Bettwäsche und Handtücher

  • Standardmöblierung heißt mind.: Bett, Schrank, Tisch, Stuhl, Regal und Lampe(n)

 es gibt funktionstüchtige, saubere Sanitäreinrichtungen (WC, Dusche, Waschbecken).

Begrüßungsatmosphäre

 Eine Mitarbeiterin die Zeit hat muss da sein (am besten diejenige, die das Kind/der Jugendliche schon vorab kennen gelernt hat), sie

  • begrüßt das Kind/den Jugendlichen

  • zeigt das Haus und das Zimmer

  • stellt die anderen Mitbewohner und Betreuer vor

  • berichtet über die Regularien der Wohnform

  • macht mit evtl. vorhandenen Haustieren vertraut

  • bewirtet alle

Informationen

 Wenn Begleitpersonen mitgekommen sind,

  • vervollständigt die Betreuerin die Eintragungen im Stammblatt

  • erfragt sie noch evtl. offene anamnestische Daten

  • holt sie sich Information über bestehende Krankheiten, Allergien, chronische

  • Leiden, u. dergleichen mehr

  • klärt sie ggf. Kontaktregelungen

  • prüft sie die Dokumente wie Krankenversicherungskarte, Impfausweis, Personal

  • oder Kinderausweis, u.a.

Dokumente

 Dokumente werden sicher vom Träger aufbewahrt, er hat dies zu garantieren.

1 Wir erwarten im Rahmen einer Aufnahme deutlich mehr als im Mindeststandard festgelegt ist, aber schreiben lediglich diesen verbindlich vor. Neben dem formulierten Standard erwarten wir von der schwer beschreibbaren (zwischen)menschlichen Komponente: Herzlichkeit und Wärme, Empathie und Offenheit, außerdem soll genügend Zeit vorhanden sein.

Anamneseraster

Handreichung

Eine Anamnese ist hilfreich, um aktuelles Verhalten vor dem Hintergrund der jeweiligen biographischen Entwicklung besser einordnen und dadurch besser verstehen zu können. Sie gibt weder Sicherheit für richtiges erzieherisches Handeln, noch garantiert sie besseres Fallverstehen, aber sie ermöglicht zumindest nicht ganz im Dunkeln zu tappen, d.h.:

  • die Konfliktlage des Kindes/des Jugendlichen/der Familie wird besser verstanden;

  • die Ressourcen und Fähigkeiten können besser eingeschätzt werden.

Eine umfassende Anamnese erleichtert eine prognostische Einschätzung, darf aber in ihrer Hilfestellung hierfür nicht überbewertet werden. Sie ist je nach Einzelfall auf folgende Daten hin zu orientieren:

  • wirtschaftliche Verhältnisse (Familienhilfen, z.B. SPFH)

  • persönliche Verhältnisse

  • soziometrisches Verstehen (Erhebungen)

  • entwicklungsbiologische Daten (Erkrankungen, Unfälle, Beeinträchtigungen gleich

  • welcher Art, Behinderungen, Allergien, u.a.)

  • entwicklungspsychologische Daten (frühkindliche Entwicklung, Erziehungsverhalten,

  • Geschwisterreihe, Wechsel von Bezugspersonen, usw.)

  • schulische und/oder berufliche Situation

  • Freizeit

  • Selbstbild

  • bei Schwangerschaft: Verlauf und Vorbereitung der Geburt

Die Informationen sollen aus Datenlagen, in Fachgesprächen und vor allem auch in persönlichen Erhebungsgesprächen mit den Betroffenen gesammelt werden.

Hilfeplanung gem. § 36 SGB VIII

Verfahrensbeschreibung 1

Die Hilfeplanung gemäß § 36 SGB VIII bildet eine Vertragsgrundlage zwischen

  • Eltern (Personensorgeberechtigten),

  • Kindern, Jugendlichen, Heranwachsenden und Familien,

  • öffentlichen Trägern und

  • freien Trägern (Einrichtung).

Im Rahmen dieser Planung werden die Ziele der Betreuung festgelegt, der Betreuungsumfang definiert, der Zeitraum determiniert und die Kosten vereinbart. Der öffentliche Träger dokumentiert die Ergebnisse in einem Protokoll, welches allen Beteiligten zugeht.

Diese Verfahrensbeschreibung dient dazu, dass alle jeweils beteiligten Mitarbeiter/innen auf eine möglichst umfassende Hilfeplanung hinarbeiten. Hierzu gehört die entsprechende Vorbereitung durch ein vorbereitendes àFallgespräch sowie die Erstellung einer Tischvorlage, bzw. eines à Entwicklungsberichtes. Weiterhin dient der Vorbereitung die anliegende à Handreichung und à Checkliste zur Durchführung von Hilfeplanungen.

Verantwortlich für die Hilfeplanung in der Einrichtung ist der Leiter der Einrichtung, er kann die Aufgaben delegieren; dies entbindet ihn nicht von der Verantwortung.

Die/der für die Hilfeplanung verantwortliche Mitarbeiter/in soll:

  • für eine gute Vorbereitung sorgen (Fallgespräch/Entwicklungsbericht/Gespräch mit dem Kind, dem Jugendlichen, dem Heranwachsenden/Gespräch mit der Schule, dem Ausbildungsträger/kollegiale Beratung im Team/ggf. Supervision hierfür nutzen);

  • ggf. offene Fragen im Vorwege mit dem Jugendamt klären,

  • während der Hilfeplanung darauf hin wirken, dass der Bedarf möglichst genau erfasst wird, die Ziele möglichst genau beschrieben werden und der Überprüfungszeitraum klar benannt wird;

  • darauf achten, dass die vereinbarten Hilfen auch der Leistungsbeschreibung entsprechen, bzw. bei Zusätzlichen Hilfen auch die Kostenübernahme durch andere Stellen geklärt wird, dass die Verantwortlichkeiten hierfür festgelegt werden;

  • die Ressourcenorientierung im Blick haben, aber soll die Defizite nicht vergessen, - den Prozess der sozial/pädagogischen Arbeit transparent machen;

  • den Entwicklungsstand bezüglich der festgelegten Ziele verdeutlichen;

  • neue Erkenntnisse offen legen,

  • bei der gemeinsamen Zieldefinition auf die entsprechende Operationalisierung (Nah- und Fernziele) achten;

  • wenn eine Entlassung ansteht, darauf hinwirken, dass alle notwendigen Vorbereitungsschritte erfasst werden.

Während der Hilfeplanung soll das Entgeld und die Finanzierung möglicher Zusatzleistungen besprochen und vereinbart werden.


' Eine Verfahrensbeschreibung regelt das Grundsätzliche des Verfahrens; Handreichungen und Checklisten sind Anlagen der Verfahrensbeschreibung.

Dokumentation der Vereinbarungen: Die/der verantwortliche Mitarbeiter/in soll die Ziele und Vereinbarungen selber mitprotokollieren. Dieses Protokoll bildet die Grundlage für die Arbeit und zwar solange bis das offizielle Protokoll des öffentlichen Trägers vorliegt. Eine Kopie des Protokolls wird in der Betreutenakte aufbewahrt. Die dort vereinbarten Kostenabsprachen werden gesondert vermerkt und der Buchhaltung per Aktennotiz.